28 Ago Cómo conseguimos que un evento con 100 asistentes llegue a conseguir más de dos millones de impresiones II
La organización del trabajo para la Jornada #SocialAst la dividimos en 3 partes: una previa, otra durante, y otra post-evento.
En la parte previa, preparamos el terreno.
Imaginamos qué cuestiones podrían interesar o causar interés a los posibles asistentes al evento. Además, planteamos una serie de objetivos que queríamos comunicar y buscamos la información necesaria para poder realizar esta acción.
En concreto:
- Definimos un #hashtag apropiado para el evento. Debía ser representativo, exclusivo y con el menor número de caracteres, ayudará a concentrar toda la información, por ejemplo #SocialAst
- Elaboramos un Guión de Contenidos de interés, siguiendo un formato storytelling con un principio, desarrollo y final
- Buscamos documentación de todos esos pasos, como enlaces a contenido de interés sobre los ponentes, el Máster, la sala donde se iba a celebrar, etc
- Recopilamos las cuentas Twitter de todos los ponentes y de usuarios referentes en el mundo del social media que tuvieran alguna relación previa con los organizadores, Cámara de Comercio de Gijón y Comunicación Profesional, y con el Máster en Social Media Management
- Dejamos listos toda la documentación en Scribd e ISSUU para ir dejándolos en abierto según se iban presentando. Así, podrían descargarse y examinarse en su totalidad mientras avanza la presentación
- Recopilamos los pantallazos más representativos de todo el acto para tener material que difundir en redes sociales
- Preparamos tuits para agilizar el proceso de comunicación durante el evento y poder centrarnos en el desarrollo y comentarios sobre el mismo.
Durante el evento:
- Monitorizamos la sesión, en este caso, elegimos Twazzup ya que nos centramos en la retransmisión vía Twitter.
- Realizamos RT’s seleccionados y contestamos a los participantes que utilizaron nuestro hashtag.
- Alimentamos el hashtag. Combinando citas de ponentes, con fotografías e información del evento.
Una vez que el evento físico terminó, todavía nos quedaban dos cosas muy importantes por hacer:
- Realizar un informe que resumiera los datos de la jornada.
- Dar las gracias a cada persona que participó de nuestro hashtag de manera personalizada e incorporando un valor añadido, en este caso fue el informe sobre el mismo.
Como conclusión final, tanto Rubén Suescun como Chuso Soria, podemos contaros que os aconsejamos dedicar el máximo tiempo posible a preparar el antes del evento.
Una vez que éste comienza, el ritmo se acelera y no hay tiempo apenas para pensar, sólo para actuar.